Demande d'autorisation de manifestation (privée ou publique)

Manifestation privée

Un évènement privé est un évènement dont l'entrée est liée à une invitation et pour lequel aucune publicité ne peut être faite. Chaque participant est un invité ce qui implique un lien personnel et individuel entre l'organisateur et ses invités. Exemple : mariage, réunion familiale, … Les renseignements au sujet de l’événement ne doivent être fournis qu’aux personnes et aux membres invités. Toute réunion ou événement qui n’est pas strictement privé est considéré comme public.

Ce type d'organisation n'est pas soumise à l'autorisation préalable du Bourgmestre pour autant qu'elle ne soit pas accessible à tout le monde.. On retrouve dans cette catégorie, les mariages, les communions, les fêtes d'anniversaire, fête d'entreprise... Cependant, en fonction de l'importance ou de la particularité de l'événement, il peut être recommandé d'aviser l'autorité administrative afin de prendre les mesures de police nécessaires au bon déroulement (télécharger le formulaire). On pense ici aux problèmes de parking, d'accessibilité des lieux ...

Les troubles de voisinage ou de l’ordre public (tapage diurne ou nocturne) peuvent conduire à une intervention policière a postériori.

Obligations et conseils

• Respect des règles contenues dans le Règlement Zonal de Police
• Gratuité de l’entrée
• Prévenir la Commune et la police par déclaration spontanée, afin qu’ils puissent intervenir rapidement en cas de problème (voir formulaire)
• Il est souhaitable de prévenir les voisins de votre fête et éventuellement de les inviter afin de maintenir de bonnes relations ;
• N’oubliez pas de ne pas mettre la musique trop fort afin de ne pas gêner le voisinage (voir section Tranquillité publique ) ;
• Il est utile d’établir un listing des personnes attendues à l’entrée et de mettre un écriteau « soirée privée ».

 

 

Manifestation publique

Un évènement public est, par contre, un évènement où l'organisateur peut réclamer un droit d'entrée et réaliser de la publicité. Il n'y a aucun lien personnel et individuel entre l'organisateur et le public. Exemple : bal, concert, … Une soirée publique répond à un grand principe : quiconque peut y participer soit en payant un droit d'entrée, soit sur présentation d'une carte d'invitation qui n'est pas fondée sur un lien personnel et individuel entre l'organisateur et l'invité (exemple des pré ventes)

Obligations et conseils

• Introduction d’une demande préalable auprès du Bourgmestre au plus tard 6 semaines avant l’évènement (12 semaines dans certains cas) via le formulaire adhoc (A ou B, cfr ci-dessous).
• Respect des règles contenues dans le Règlement Zonal de Police ;
• N’oubliez pas de ne pas mettre la musique trop fort afin de ne pas gêner le voisinage (voir section Tranquillité publique ).

Rôle et responsabilité du demandeur

Toute personne qui organise un événement engage sa responsabilité. C'est pour cette raison qu’il faut être majeur et légalement habilité à représenter l'organisation. Outre sa propre organisation, l’organisateur d’un évènement est tenu de :

• Obtenir l'accord préalable du Bourgmestre du lieu de l'événement dans le cas d'une manifestation publique.
• Contracter une assurance couvrant sa responsabilité civile et l'organisation générale
• Respecter certaines obligations légales comme le respect du règlement général de police, le paiement de la Sabam etc.
• Se conformer au prescrit du Règlement d’incendie propre à la zone de secours Vesdre Hoëgne et Plateau
• De prendre toutes les précautions pour éviter ou réduire les risques (ex entourer les barbecue et autres sources de chaleur importante, présence suffisante d’extincteurs, vérifications de la stabilité des podium, de l’ancrage des chapiteaux...). Un œil attentif à la météo est également conseillé pour se préparer à tout incident climatique (orage, fortes rafales de vent, ...).
• Lorsque les évènements sont agrémentés par d'autres activités (feu d'artifices, grand feu, lâcher de ballons, usage de drones...) diverses autorisations sont nécessaires et relèvent d'autorités différentes ; ce qui peut prendre du temps.

Le Bourgmestre se réserve la possibilité d'imposer à l'organisateur la réalisation et la distribution d'un toute-boîte (à ses frais) pour informer le voisinage de l'activité.

Même si l’organisation d’un événement relève en premier lieu de la responsabilité des organisateurs, l’autorisation donnée engage dans une certaine mesure également la responsabilité du Bourgmestre, c’est la raison pour laquelle, en fonction de la nature et de l’ampleur de l’événement, ce dernier pourra organiser une réunion de « sécurité ». Cette réunion, regroupant les organisateurs mais aussi les acteurs de la sécurité civile (police, services incendies…) ou tout autre service ou personne permettant d’assurer la sécurité de l’événement. Dans cette hypothèse, et pour des événements de grande ampleur, un formulaire plus élaboré pourra être exigé des organisateurs dès la demande d’autorisation. Ces événements de grande ampleur nécessitent une analyse de risques dans le cadre de la planification d’urgence. Il est important que la commune soit informée le plus rapidement possible pour préparer au mieux cet événement et s’assurer du concours de tous les intervenants.

Formulaire A : à utiliser si votre manifestation publique NE REMPLIT PAS une ou plusieurs des conditions suivantes

- Rassemble plus de 500 personnes
- Est un rallye automobile
- Isole un quartier par rapport à l’accessibilité des secours
- Nécessite une réunion de coordination multidisciplinaire

Télécharger le formulaire

Formulaire B : à utiliser si votre manifestation publique REMPLIT une ou plusieurs des conditions suivantes

- Rassemble plus de 500 personnes
- Est un rallye automobile
- Isole un quartier par rapport à l’accessibilité des secours
- Nécessite une réunion de coordination multidisciplinaire

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